ปิด Payroll สิ้นปี 2569 บริษัทต้องตรวจอะไรบ้าง? Checklist ก่อนทำ ภ.ง.ด.1ก และ 50 ทวิ

คำตอบแบบสั้น

ก่อนปิด Payroll สิ้นปี บริษัทควรกระทบยอดเงินเดือน โบนัส ค่าคอมมิชชัน OT รายการหัก ภาษี และประกันสังคมของพนักงานแต่ละคนให้ตรงกับยอดที่จ่ายจริงและแบบที่นำส่งรายเดือน จากนั้นจึงจัดทำ ภ.ง.ด.1ก และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือ 50 ทวิ พร้อมตรวจพนักงานเข้าใหม่ พนักงานลาออก และรายการปรับย้อนหลังให้ครบถ้วน

ภ.ง.ด.1ก เป็นแบบสรุปเงินได้ตามมาตรา 40(1) และ 40(2) ที่จ่ายตลอดปี โดยกำหนดเวลาพื้นฐานอยู่ภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป กรมสรรพากรกำหนดให้นายจ้างยื่น ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.1ก และ ภ.ง.ด.1ก พิเศษผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ ควรตรวจปฏิทินและประกาศล่าสุดก่อนยื่นจริง

การปิด Payroll สิ้นปีคืออะไร?

การปิด Payroll สิ้นปีคือการตรวจสอบและสรุปข้อมูลค่าตอบแทนตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมถึง 31 ธันวาคม ไม่ใช่เพียงตรวจยอดเดือนสุดท้าย เป้าหมายคือทำให้ข้อมูลจาก Payroll รายงานธนาคาร แบบภาษี ประกันสังคม และบัญชีสามารถตรวจสอบย้อนกลับถึงกันได้

• เงินเดือนประจำ ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชัน Incentive โบนัส และเงินรางวัล
• เบี้ยขยัน ค่าตำแหน่ง ค่าเดินทางหรือรายได้เพิ่มเติม โดยตรวจการจัดประเภทรายการให้ถูกต้อง
• รายการปรับย้อนหลัง วันลา ขาดงาน และมาสายที่มีผลต่อค่าจ้าง
• เงินสมทบประกันสังคม เงินสะสมกองทุนสำรองเลี้ยงชีพถ้ามี และภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• เงินได้และภาษีของพนักงานที่ลาออกระหว่างปี

ภ.ง.ด.1 กับ ภ.ง.ด.1ก ต่างกันอย่างไร?

ภ.ง.ด.1 เป็นแบบรายเดือนสำหรับนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเงินได้ตามมาตรา 40(1) และ 40(2) ส่วน ภ.ง.ด.1ก เป็นแบบรายปีสรุปเงินได้และภาษีตลอดปี

ภ.ง.ด.1ก ต้องตรวจข้อมูลผู้ได้รับเงินได้ตลอดปีให้ครบ รวมถึงพนักงานที่มีรายได้ไม่ถึงเกณฑ์เสียภาษีด้วย บริษัทไม่ควรรวมยอดแบบรายเดือนแล้วส่งทันทีโดยไม่ตรวจรายบุคคล เพราะอาจมีรายการปรับย้อนหลัง พนักงานลาออก หรือข้อมูลที่บันทึกไม่เหมือนกันในแต่ละเดือน

1. ตรวจรายชื่อพนักงานตลอดทั้งปี

จัดทำรายชื่อพนักงานทุกคนที่เคยได้รับเงินได้จากบริษัทในปี 2569 ไม่ใช่เฉพาะผู้ที่ยังทำงานอยู่ในเดือนธันวาคม พนักงานลาออกอาจตกหล่นหากถูกนำออกจากระบบก่อนจัดทำรายงานประจำปี

• ชื่อ นามสกุล และเลขประจำตัวประชาชนหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• วันเริ่มงาน วันสิ้นสุดการจ้าง และสถานะพนักงาน
• เงินเดือนล่าสุด วันที่ปรับเงินเดือน สาขาหรือหน่วยงาน
• ข้อมูลที่ใช้ยื่นภาษีและประกันสังคม

2. กระทบยอดเงินเดือนกับยอดโอนจริง

ยอดสุทธิในรายงาน Payroll ควรตรงกับยอดที่บริษัทโอนให้พนักงาน หากจ่ายหลายรอบหรือโอนเพิ่มเติมภายหลัง ควรมีหลักฐานและบันทึกเหตุผล ไม่ควรแก้เพียงยอดสุทธิ เพราะการเปลี่ยนรายได้อาจกระทบภาษีและรายงานอื่น

• โอนเงินเดือนตกหล่นแล้วจ่ายเพิ่มเติม
• แก้ OT หรือค่าคอมมิชชันย้อนหลัง
• หักขาดงานผิดแล้วคืนเงินเดือนถัดไป
• จ่ายโบนัสแยกจากรอบเงินเดือน
• เงินสำรองจ่ายหรือค่าใช้จ่ายถูกบันทึกเป็นรายได้พนักงานโดยไม่ตั้งใจ
• ปรับเงินเดือนย้อนหลังหลายเดือน

3. ตรวจโบนัส คอมมิชชัน และรายได้ผันแปร

ยืนยันว่ารายการใดได้รับอนุมัติแล้ว รายการใดจ่ายเดือนธันวาคม และรายการใดจ่ายปีถัดไป วันที่ประกาศ วันที่อนุมัติ และวันที่จ่ายจริงอาจไม่ใช่วันเดียวกัน ฝ่าย HR, Payroll และบัญชีควรยืนยันข้อมูลร่วมกัน

• วันที่จ่ายจริงและจำนวนเงินก่อนหัก
• หลักเกณฑ์คำนวณและผู้อนุมัติ
• ภาษีที่เกี่ยวข้อง การบันทึกใน Payroll และบัญชี
• ปีภาษีที่ต้องนำไปรวมตามข้อเท็จจริง

4. ตรวจภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายบุคคล

เปรียบเทียบเงินได้และภาษีในระบบ Payroll แบบ ภ.ง.ด.1 ที่ยื่นแต่ละเดือน และยอดที่จะนำไปจัดทำ ภ.ง.ด.1ก/50 ทวิ หากไม่ตรง ควรหาสาเหตุก่อนสร้างเอกสารประจำปี ไม่ควรนำส่วนต่างไปรวมเดือนธันวาคมโดยไม่มีคำอธิบาย

• รายการปรับย้อนหลังไม่ได้แก้ในรายงานสะสม
• ข้อมูลส่วนบุคคลไม่เป็นปัจจุบัน
• มีการจ่ายเงินนอกระบบ Payroll หรือบันทึกโบนัสซ้ำ
• ฐานรายได้หรือข้อมูลค่าลดหย่อนไม่เป็นปัจจุบัน
• พนักงานลาออกถูกตัดออกจากรายงานประจำปี

5. ตรวจข้อมูลประกันสังคม

เงินเดือนใน Payroll ไม่จำเป็นต้องเท่ากับฐานคำนวณเงินสมทบทุกกรณี แต่บริษัทควรอธิบายความแตกต่างและตรวจการใช้ฐานตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

• พนักงานเข้าใหม่และลาออกได้รับการแจ้งสถานะครบหรือยัง
• เดือนเริ่มและสิ้นสุดการนำส่งถูกต้องหรือไม่
• ค่าจ้างที่ใช้คำนวณเงินสมทบสอดคล้องกับข้อมูลต้นทางหรือไม่
• มีเดือนใดนำส่งซ้ำ ขาด หรือผิดรายบุคคลหรือไม่
• การปรับเงินเดือนย้อนหลังมีผลต่อข้อมูลส่วนใดบ้าง

6. ตรวจข้อมูลพนักงานลาออก

สำหรับเงินได้จากการจ้างงานตามกรณีมาตรา 50(1) กฎหมายกำหนดให้ออก 50 ทวิภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ของปีถัดไป หรือภายในหนึ่งเดือนนับจากวันที่พนักงานออกจากงานระหว่างปีภาษี จึงควรตรวจว่าผู้ที่ออกระหว่างปีได้รับเอกสารครบและตรงกับยอดสะสมฉบับสุดท้าย

• เงินเดือนงวดสุดท้ายและค่าจ้างแทนการบอกกล่าวล่วงหน้าถ้ามี
• ค่าชดเชยหรือเงินอื่นตามข้อเท็จจริง โดยตรวจการจัดประเภทภาษีแยกกัน
• วันลาคงเหลือที่นำมาคำนวณ โบนัสหรือคอมมิชชันค้างจ่าย
• ภาษี ประกันสังคม และ 50 ทวิที่ออกไปแล้ว

7. ตรวจหนังสือรับรอง 50 ทวิ

ก่อนส่งเอกสารให้พนักงาน ควรเปรียบเทียบข้อมูลกับ ภ.ง.ด.1ก รายบุคคล สำหรับเงินได้ปี 2569 ควรเตรียมข้อมูลก่อนวันที่ 15 กุมภาพันธ์ 2570 โดยตรวจประกาศหรือปฏิทินล่าสุดก่อนดำเนินการจริง

• ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของนายจ้างและพนักงาน
• ประเภทเงินได้ ยอดเงินได้รวม และภาษีที่หักและนำส่ง
• เงินสมทบหรือเงินสะสมที่เกี่ยวข้องตามรูปแบบเอกสาร
• ปีภาษีและวันที่ออกเอกสาร

8. ส่งข้อมูลให้ฝ่ายบัญชีอย่างเป็นระบบ

รายงานส่งบัญชีไม่ควรมีเพียงเงินเดือนสุทธิ ควรแยกเงินเดือน OT ค่าตอบแทนผันแปร โบนัส เงินสมทบนายจ้าง ภาษี เจ้าหนี้พนักงาน รายการค้างจ่ายและจ่ายล่วงหน้า รวมถึงค่าใช้จ่ายตามแผนกหรือโครงการ

กำหนดรูปแบบรายงานเดียวกันทุกเดือนและมีผู้ตรวจสอบก่อนส่ง เพื่อให้ยอดบัญชีกระทบกับ Payroll ได้

แผนงานปิด Payroll ที่แนะนำ

แผนนี้เป็นแนวปฏิบัติในการบริหารงาน ส่วนวันยื่นจริงต้องตรวจตามประกาศและปฏิทินล่าสุด

• ตุลาคม–พฤศจิกายน: ตรวจข้อมูลพนักงาน รายการปรับย้อนหลัง และพนักงานลาออก
• ต้นธันวาคม: ยืนยันโบนัส คอมมิชชัน วันหยุด และวันปิดรับข้อมูล
• ก่อนประมวลผลธันวาคม: ตรวจสิทธิ์เข้าถึงไฟล์และผู้อนุมัติ
• หลังจ่ายธันวาคม: กระทบยอด Payroll ธนาคาร ภาษี ประกันสังคม และบัญชี
• มกราคม: ตรวจยอดสะสมรายบุคคล เตรียม ภ.ง.ด.1ก/50 ทวิ
• ภายใน 15 กุมภาพันธ์: ออก 50 ทวิกรณีสิ้นปีตามกำหนด
• ภายในเดือนกุมภาพันธ์: เตรียมยื่น ภ.ง.ด.1ก ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ และตรวจวันครบกำหนดล่าสุด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ตรวจเฉพาะพนักงานที่ยังทำงานอยู่
• รวมรายงานรายเดือนโดยไม่ตรวจรายบุคคล
• โบนัสอยู่ในบัญชีแต่ไม่อยู่ใน Payroll
• ออก 50 ทวิโดยไม่กระทบยอดกับข้อมูล ภ.ง.ด.1ก
• แก้ยอดสุทธิโดยไม่ตรวจผลภาษี
• ไม่เก็บหลักฐานอนุมัติรายการปรับย้อนหลัง
• ใช้ไฟล์หลายเวอร์ชันโดยไม่กำหนดฉบับสุดท้าย
• ส่งข้อมูลเงินเดือนในกลุ่มแชตที่มีผู้ไม่เกี่ยวข้อง
• ไม่มีผู้ตรวจสอบแยกจากผู้จัดทำ
• รอถึงกุมภาพันธ์จึงเริ่มตรวจ

Checklist ก่อนอนุมัติ

กำหนดผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ และสถานะของแต่ละรายการให้ชัดเจน

• HR จัดทำรายชื่อพนักงานตลอดปี ให้ Payroll ตรวจ
• Payroll จัดทำเงินได้สะสมและภาษี ให้ HR/บัญชีตรวจ
• HR/หัวหน้างานเสนอรายได้ผันแปร ให้ผู้บริหารอนุมัติ
• HR/Payroll ตรวจประกันสังคมและพนักงานลาออก
• Payroll/บัญชีจัดทำ ภ.ง.ด.1ก ให้ผู้มีอำนาจตรวจ
• Payroll จัดทำ 50 ทวิและรายงานบัญชี ให้ HR/บัญชีตรวจ
• จัดเก็บไฟล์ฉบับสุดท้ายและหลักฐานอนุมัติในพื้นที่จำกัดสิทธิ์

ทำ Payroll เองหรือใช้ Payroll Outsourcing?

บริษัทอาจจัดทำภายในได้หากมีผู้รับผิดชอบที่เข้าใจระบบ มีเวลาอัปเดตข้อมูล และมีผู้ตรวจสอบก่อนโอนเงินจริง แม้ใช้ผู้ให้บริการภายนอก บริษัทก็ยังควรมีผู้ประสานงานและผู้อนุมัติภายใน เพราะข้อมูลวันลา OT เงินเดือน และโบนัสต้องยืนยันจากนายจ้าง

• Outsourcing อาจเหมาะเมื่อยังไม่มีเจ้าหน้าที่ Payroll โดยเฉพาะ
• มีพนักงานเข้า–ออก ปรับเงินเดือน หรือรายได้หลายประเภท
• ใช้ไฟล์หลายชุด ตรวจสอบย้อนหลังยาก หรือผู้บริหารต้องตรวจเองทุกเดือน
• ต้องการรายงานบัญชีที่สม่ำเสมอและรักษาความลับเงินเดือน
• ต้องการเตรียมข้อมูลประจำปีล่วงหน้า

สรุป

การปิด Payroll สิ้นปีที่ดีเริ่มก่อนเดือนธันวาคม โดยตรวจข้อมูลพนักงาน เงินได้ ภาษี ประกันสังคม และรายการปรับย้อนหลังให้ครบถ้วน ทำให้ยอด Payroll การโอนเงิน แบบภาษี และรายงานบัญชีตรวจสอบย้อนกลับได้ก่อนออก 50 ทวิและยื่น ภ.ง.ด.1ก

ข้อมูลกำหนดเวลาทางภาษีอ้างอิงกรมสรรพากร ตรวจสอบสำหรับร่างวันที่ 29 ตุลาคม 2569 ควรตรวจปฏิทินและประกาศล่าสุดก่อนยื่นจริง บทความเป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ทดแทนคำแนะนำสำหรับข้อเท็จจริงเฉพาะบริษัท

ปรึกษาบริการ Payroll กับ TalentHubTH

กำลังเตรียมปิด Payroll สิ้นปี แต่ยอดเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม และบัญชียังอยู่คนละไฟล์? TalentHubTH ให้บริการ Payroll Outsourcing สำหรับบริษัทไทย บริษัทต่างชาติ และบริษัทจีนในประเทศไทย ครอบคลุมเงินเดือน OT คอมมิชชัน โบนัส รายการหัก ภาษี ประกันสังคม สลิป และรายงานบัญชีตามขอบเขตที่ตกลง

ส่งจำนวนพนักงาน รอบจ่าย และรูปแบบรายได้ เพื่อประเมินขอบเขตและขอใบเสนอราคา LINE Official: @talenthubth | โทร: 066-059-9440 | อีเมล: talentshubth@gmail.com

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

• กรมสรรพากร: ประมวลรัษฎากร มาตรา 50 ทวิ
• กรมสรรพากร: ทำความรู้จัก ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก
• กรมสรรพากร: ระบบงานภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
• กรมสรรพากร: คู่มือการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์