TalentHub Brief: บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อช่วยให้นายจ้างและทีม HR เห็นภาพตลาดแรงงานได้เร็วขึ้น ข้อมูลควรใช้ร่วมกับบริบทของอุตสาหกรรม พื้นที่ทำงาน และระดับตำแหน่งจริง
คำตอบแบบสั้น: Payroll Outsourcing รวมอะไรบ้าง?
Payroll Outsourcing โดยทั่วไปครอบคลุมการรวบรวมข้อมูลเงินเดือน คำนวณรายได้และรายการหัก คำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและประกันสังคม จัดทำสลิป รายงานเงินเดือน และข้อมูลสำหรับโอนเงิน
ส่วนการทำบัญชีบริษัท การยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม การบันทึกรายรับ–รายจ่าย การปิดงบ และภาษีเงินได้นิติบุคคล ไม่ได้รวมอยู่ในบริการ Payroll โดยอัตโนมัติ บริษัทควรกำหนดขอบเขตเหล่านี้ในใบเสนอราคาและสัญญาให้ชัดเจน
Payroll Outsourcing คืออะไร?
Payroll Outsourcing คือการมอบหมายให้ผู้ให้บริการภายนอกช่วยจัดทำกระบวนการเงินเดือนตามข้อมูลและนโยบายที่บริษัทส่งให้ ผู้ให้บริการช่วยประมวลผล ตรวจสอบ และจัดทำรายงานตามขอบเขตที่ตกลง แต่นายจ้างยังต้องยืนยันข้อมูลต้นทาง นโยบายค่าตอบแทน และยอดสุดท้ายก่อนจ่ายเงิน
- เงินเดือนประจำ ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชัน โบนัส และ Incentive
- เบี้ยขยัน ค่าเดินทาง วันลา ขาดงาน และมาสาย
- รายการหัก ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบประกันสังคม
- ยอดสุทธิ สลิปเงินเดือน และรายงานสำหรับฝ่ายบัญชีและผู้บริหาร
ขอบเขตที่ควรกำหนดก่อนเริ่มบริการ
คำว่า Payroll Outsourcing อาจมีขอบเขตไม่เหมือนกันในแต่ละแพ็กเกจ บางบริการรวมเฉพาะการคำนวณและรายงาน ขณะที่บางบริการรวมการจัดเตรียมแบบหรือดำเนินการยื่นผ่านระบบด้วย บริษัทจึงควรยืนยันรายละเอียดเป็นรายการ
- Employee Master: ข้อมูลพนักงาน เงินเดือน วันเริ่มงาน และสถานะการจ้าง
- Attendance: วันทำงาน วันลา ขาดงาน มาสาย และ OT ที่อนุมัติแล้ว
- Payroll Calculation: รายได้รวม รายการหัก ภาษี ประกันสังคม และยอดสุทธิ
- Payslip และ Payroll Report สำหรับพนักงาน HR บัญชี และผู้อนุมัติ
- Bank Transfer File ตามรูปแบบธนาคาร
- ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.1ก หนังสือรับรองการหักภาษี และข้อมูลประกันสังคมตามขอบเขตที่ตกลง
ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก ต่างกันอย่างไร?
ภ.ง.ด.1 เป็นแบบยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายจากเงินได้ตามมาตรา 40(1) และ 40(2) เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง โบนัส และค่าตอบแทนจากตำแหน่งงาน โดยใช้ข้อมูลในงวดที่มีการจ่ายเงินได้
ภ.ง.ด.1ก เป็นแบบสรุปรายการเงินได้และภาษีหัก ณ ที่จ่ายประจำปี บริษัทควรตรวจปฏิทินภาษีและกำหนดเวลาล่าสุดทุกปี เพราะวันครบกำหนดอาจเปลี่ยนเมื่อชนวันหยุด และช่องทางออนไลน์อาจมีกำหนดต่างจากแบบกระดาษ
Payroll ต่างจากงานบัญชีและภาษีบริษัทอย่างไร?
งาน Payroll ดูแลตัวเลขที่เกี่ยวกับค่าตอบแทนพนักงาน ส่วนงานบัญชีและภาษีบริษัทดูแลธุรกรรมของกิจการโดยรวม แม้ข้อมูลบางส่วนต้องส่งต่อกัน แต่ไม่ควรถือว่าเป็นบริการเดียวกันโดยอัตโนมัติ
- Payroll: เงินเดือน OT คอมมิชชัน โบนัส ภาษีพนักงาน ประกันสังคม และสลิป
- บัญชี: บันทึกรายรับ–รายจ่าย เจ้าหนี้ ลูกหนี้ และรายการทางบัญชี
- ภาษีบริษัท: ภ.พ.30 ภาษีเงินได้นิติบุคคล และแบบภาษีอื่นของกิจการ
- งานปลายปี: ปิดงบการเงินและตรวจสอบบัญชี เป็นขอบเขตวิชาชีพที่ควรแยกให้ชัด
จุดที่มักสับสน: ภ.พ.20 และ ภ.พ.30
ภ.พ.20 คือใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วน ภ.พ.30 คือแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ในงานภาษีของกิจการ
หากลูกค้าขอให้ทำเงินเดือน ประกันสังคม ภ.ง.ด.1 และ ภ.พ.30 งานสามส่วนแรกเกี่ยวข้องกับ Payroll แต่ ภ.พ.30 ควรจัดเป็นงานบัญชีหรือภาษีเพิ่มเติม พร้อมกำหนดค่าบริการและผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน
บริษัทกับผู้ให้บริการต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง?
การแบ่งหน้าที่ที่ชัดเจนช่วยลดปัญหาว่าใครต้องตรวจ OT ใครอนุมัติยอด และใครเป็นผู้กดยื่นหรือชำระเงินจริง
- บริษัท: ส่งข้อมูลพนักงานให้ครบและตรงเวลา ยืนยันเงินเดือน อนุมัติ OT โบนัส รายได้พิเศษ และรายการหัก
- บริษัท: แจ้งพนักงานเข้า–ออก ตรวจ Draft Payroll เตรียมเงิน และกำหนดผู้มีอำนาจอนุมัติ
- ผู้ให้บริการ: ตรวจความครบถ้วน คำนวณ แจ้งรายการผิดปกติ จัดทำ Draft Payroll สลิป และรายงาน
- ผู้ให้บริการ: เตรียมไฟล์หรือแบบตามขอบเขต รักษาความลับ และเก็บหลักฐานการอนุมัติ
กระบวนการ Payroll รายเดือนควรเป็นอย่างไร?
ควรกำหนดวัน Cut-off และวันอนุมัติให้เร็วพอก่อนวันจ่ายจริง เพื่อไม่ให้การแก้ข้อมูลนาทีสุดท้ายกระทบพนักงานทั้งบริษัท
- 1. บริษัทปิดข้อมูลเวลา วันลา และรายการผันแปร
- 2. หัวหน้างานอนุมัติ OT คอมมิชชัน และโบนัส
- 3. ส่ง Payroll Input ให้ผู้ให้บริการตรวจสอบ
- 4. ผู้ให้บริการจัดทำ Draft Payroll และสอบถามรายการผิดปกติ
- 5. HR ตรวจรายงานและผู้มีอำนาจอนุมัติยอด
- 6. จัดทำสลิปและไฟล์โอนเงิน จากนั้นบริษัทดำเนินการจ่าย
- 7. จัดเตรียมข้อมูลภาษี ประกันสังคม รายงานบัญชี และปิดรอบ
ต้องส่งข้อมูลอะไรให้ผู้ให้บริการทุกเดือน?
ผู้ให้บริการไม่ควรคาดเดาว่ารายการใดได้รับอนุมัติแล้ว บริษัทควรใช้แบบฟอร์ม Payroll Input และระบุชื่อผู้อนุมัติให้ชัดเจน
- รายชื่อพนักงานปัจจุบัน พนักงานเข้าใหม่ ลาออก วันเริ่มงาน และวันสุดท้าย
- การปรับเงินเดือน วันทำงาน วันลา ขาดงาน มาสาย และ OT
- คอมมิชชัน Incentive โบนัส ค่าเดินทาง และรายได้เพิ่มเติม
- รายการหัก ข้อมูลภาษี ค่าลดหย่อน และบัญชีธนาคารที่เปลี่ยนแปลง
- สวัสดิการหรือเงินได้อื่นที่ต้องนำมาพิจารณา
บริษัทมีพนักงานไม่มาก จำเป็นต้อง Outsource หรือไม่?
จำนวนพนักงานไม่ใช่ปัจจัยเดียว บริษัทที่มีพนักงาน 10–20 คนอาจมี Payroll ซับซ้อนกว่าบริษัท 50 คน หากมีคอมมิชชันหลายรูปแบบ OT กะการทำงาน พนักงานเข้า–ออกบ่อย ผู้บริหารต่างชาติ หลายสาขา หรือหลายรอบจ่าย
ในทางกลับกัน บริษัทที่มีเงินเดือนคงที่และไม่มีรายได้ผันแปรมากอาจใช้กระบวนการที่เรียบง่ายกว่า แม้จำนวนพนักงานจะมากกว่า
ราคาบริการ Payroll ขึ้นอยู่กับอะไร?
TalentHubTH มีบริการ Payroll Outsourcing เริ่มต้น 2,500 บาทต่อเดือน โดยราคาจริงจะประเมินจากจำนวนพนักงาน รอบการจ่าย และขอบเขตงาน งานบัญชี ภ.พ.30 ภาษีเงินได้นิติบุคคล และการปิดงบควรประเมินแยก หากไม่ได้ระบุไว้ในแพ็กเกจ Payroll
- จำนวนพนักงาน จำนวนรอบเงินเดือน และจำนวนสาขาหรือนิติบุคคล
- ความซับซ้อนของรายได้ รายการหัก Attendance และ OT
- งานภาษีรายเดือน รายปี ประกันสังคม และไฟล์โอนเงิน
- ภาษาที่ใช้ จำนวนรอบแก้ไข งานย้อนหลัง และระยะเวลาปิด Payroll
- การประชุม รายงาน หรืองานเพิ่มเติมนอกแพ็กเกจ
ข้อมูลเงินเดือนควรรักษาความลับอย่างไร?
ข้อมูล Payroll มีทั้งเลขประจำตัวประชาชน เงินเดือน บัญชีธนาคาร ภาษี ค่าลดหย่อน วันลา โบนัส และประวัติการปรับค่าจ้าง จึงไม่ควรส่งรายงานรวมในกลุ่มแชตหรือพื้นที่ที่บุคคลไม่เกี่ยวข้องเข้าถึงได้
- กำหนดว่าใครส่งข้อมูล เปิดไฟล์ และอนุมัติยอดได้
- แยกช่องทางส่งไฟล์กับรหัสผ่าน
- กำหนดอายุการจัดเก็บและช่องทางส่งสลิป
- มีขั้นตอนแจ้งเหตุเมื่อส่งข้อมูลผิดคน
- ยกเลิกสิทธิ์ทันทีเมื่อเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ
Checklist ก่อนเลือก Payroll Outsourcing
ก่อนลงนาม ควรยืนยันรายการต่อไปนี้ในใบเสนอราคาหรือสัญญา
- จำนวนพนักงาน รอบจ่าย วัน Cut-off และวันจ่ายเงิน
- รายได้ รายการหัก ผู้อนุมัติ และจำนวนรอบแก้ไข
- รูปแบบสลิป รายงาน และไฟล์โอนเงิน
- ขอบเขต ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.1ก ประกันสังคม และงานเข้า–ออกพนักงาน
- ผู้กดยื่นแบบ ผู้ชำระเงินจริง และขั้นตอนเมื่อข้อมูลล่าช้า
- วิธีรับส่งและรักษาข้อมูล รวมถึงงานบัญชีหรือ VAT ที่ซื้อเพิ่ม
สรุป
Payroll Outsourcing ช่วยลดภาระการคำนวณเงินเดือน จัดทำสลิป รายงาน ภาษีพนักงาน และข้อมูลประกันสังคม แต่ไม่ควรเหมารวมว่างานบัญชีและภาษีบริษัททั้งหมดอยู่ในบริการเดียวกัน
ก่อนเริ่มงาน บริษัทควรกำหนดให้ชัดว่าใครส่งข้อมูล ใครอนุมัติ ใครยื่นแบบ ใครชำระเงิน และงานประเภทใดมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม วิธีนี้ช่วยลดการแก้ไขย้อนหลังและทำให้เงินเดือนออกตรงเวลาอย่างตรวจสอบได้
ปรึกษาบริการ Payroll Outsourcing
กำลังทำเงินเดือนเอง แต่ข้อมูล OT คอมมิชชัน ภาษี และประกันสังคมเริ่มซับซ้อน? TalentHubTH ให้บริการ Payroll Outsourcing สำหรับบริษัทไทย บริษัทต่างชาติ และบริษัทจีนในประเทศไทย ครอบคลุมการคำนวณเงินเดือน รายการหัก สลิป รายงาน และการประสานข้อมูลงาน Payroll ตามขอบเขตที่ตกลง
ส่งจำนวนพนักงาน รอบจ่าย และรายการที่ต้องการให้ดูแล เพื่อประเมินแพ็กเกจและค่าบริการ ติดต่อ LINE Official: @talenthubth โทร 066-059-9440 หรืออีเมล talentshubth@gmail.com
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
Payroll Outsourcing รวมการโอนเงินเดือนให้พนักงานหรือไม่?
＋
ขึ้นอยู่กับขอบเขตบริการ บางแพ็กเกจจัดทำไฟล์โอนเงินให้บริษัทตรวจและอัปโหลดเอง ส่วนบริการที่ให้ผู้ให้บริการจ่ายแทนต้องกำหนดอำนาจ เงินสำรอง และขั้นตอนควบคุมเพิ่มเติม
ผู้ให้บริการ Payroll เป็นผู้อนุมัติ OT ได้หรือไม่?
＋
ไม่ควร ผู้ให้บริการคำนวณตามข้อมูลที่ได้รับ แต่การอนุมัติ OT วันลา โบนัส และรายได้พิเศษควรเป็นหน้าที่ของผู้มีอำนาจในบริษัท
Payroll Outsourcing รวม ภ.พ.30 หรือไม่?
＋
โดยทั่วไป ภ.พ.30 เป็นงานภาษีมูลค่าเพิ่มของกิจการ ไม่ใช่งานเงินเดือน หากต้องการให้ดำเนินการด้วยควรกำหนดเป็นบริการบัญชีหรือภาษีเพิ่มเติม
ภ.พ.20 ต้องยื่นทุกเดือนหรือไม่?
＋
ภ.พ.20 เป็นใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ไม่ใช่แบบยื่นภาษีประจำเดือน ส่วนแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มคือ ภ.พ.30
บริษัทมีพนักงาน 10–20 คน ใช้ Payroll Outsourcing ได้หรือไม่?
＋
ได้ โดยเฉพาะบริษัทที่ยังไม่มี Payroll Specialist มีรายได้ผันแปร หรือผู้บริหารต้องการรายงานที่ตรวจสอบได้ก่อนอนุมัติเงินเดือน
พนักงานต่างชาติต้องคิด Payroll ต่างจากคนไทยหรือไม่?
＋
อาจมีข้อมูลภาษี สถานะการพำนัก สิทธิประโยชน์ และนโยบายค่าตอบแทนที่แตกต่างกัน บริษัทควรแจ้งสัญชาติ รูปแบบการจ้าง และองค์ประกอบรายได้ให้ผู้ให้บริการประเมิน
หากส่งข้อมูล OT ช้า จะยังทำเงินเดือนทันหรือไม่?
＋
ขึ้นอยู่กับวัน Cut-off และข้อตกลง หากส่งล่าช้าอาจต้องเลื่อนไปงวดถัดไปหรือมีค่าดำเนินการเร่งด่วน
จ้าง Payroll Outsourcing แล้วนายจ้างไม่ต้องตรวจยอดใช่หรือไม่?
＋
ไม่ใช่ นายจ้างควรตรวจและอนุมัติ Draft Payroll ทุกงวด เพราะข้อมูลต้นทางและนโยบายการจ่ายมาจากบริษัท